Implémentation d’une solution PLM : étapes et meilleures pratiques

1. Introduction à la gestion du cycle de vie des produits (PLM)

A. Définition et importance du PLM

Le Product Lifecycle Management (PLM) est un système stratégique d’information conçu pour faciliter la gestion intégrale du cycle de vie des produits d’une entreprise, de leur conception initiale à leur retrait du marché. Cette approche permet de gérer de manière cohérente et structurée les données et les processus, ainsi que les ressources commerciales et le capital humain qui sont associés aux produits.

Le PLM intègre les données liées à la conception, la production, la maintenance et la fin de vie des produits manufacturés. Il s’agit d’une plateforme qui centralise et simplifie l’accès à toutes les informations qui sont en lien direct ou indirect avec le cycle de vie du produit, garantissant une prise de décision plus rapide et plus précise à chacune des étapes citées précédemment.

Il joue un rôle primordial en soutenant l’innovation, en améliorant la qualité globale des produits, et en accélérant leur mise sur le marché. Les entreprises ont recours au PLM pour mieux répondre à la demande, optimiser leurs processus de production et réduire leurs coûts, ce qui s’avère des plus bénéfiques pour garantir leur compétitivité et les aider à se démarquer de la concurrence.

D’un point de vue organisationnel, le PLM facilite la collaboration entre les différents départements d’une entreprise. Il offre ainsi une excellente vue d’ensemble sur le développement et l’avancement des projets et cours, et contribue à une meilleure coordination des équipes. Cette communication renforcée et cette standardisation des processus leur permettent dans le même temps d’assurer leur conformité réglementaire, et donc de réduire les risques.

B. Avantages d’une solution PLM pour les entreprises

L’adoption d’une solution PLM est source de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Ces bénéfices se ressentent à différents niveaux :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : le PLM permet une gestion centralisée des informations qui soutient la réduction des erreurs et des redondances dans les processus de production. Par ce biais, il est plus facile de faire évoluer les produits, de réduire la durée nécessaire à leur développement, et de minimiser les coûts liés à la non-conformité.
• Accélération des temps de mise sur le marché : en intégrant et en automatisant les processus de développement de produits, le PLM est particulièrement efficace pour répondre plus vite et plus efficacement aux demandes des clients et aux évolutions des marchés.
• Renforcement de la collaboration interne et externe : l’implémentation d’une solution PLM facilite la collaboration entre les différents pôles de l’entreprise, mais aussi avec les partenaires externes, les fournisseurs et les clients. Cela influe positivement sur la prévention des erreurs, ainsi que sur l’alignement des objectifs entre l’ensemble des acteurs concernés.
• Innovation produit renforcée : en offrant une vue globale du cycle de vie des produits et en gérant efficacement les données de conception et les itérations de produits, le PLM aide les entreprises à identifier et à exploiter les opportunités d’innovation. Il permet également de capitaliser sur les retours d’expérience pour améliorer continuellement les produits.
• Réduction des risques de non-conformité : le PLM soutient le respect des normes industrielles et réglementaires en documentant de manière exhaustive les processus de développement et les modifications de produit. Les risques de litiges et de rappels produits sont donc minimisés, tandis que sont assurées les exigences de qualité et de sécurité ainsi que la conformité aux normes environnementales.
• Réduction des coûts : avec une diminution du gaspillage des ressources et une amélioration de l’usage des matières premières liées à son utilisation, le PLM contribue à réduire significativement les coûts, et à mieux gérer les stocks pour éviter d’emmagasiner du surplus.

C. Vue d’ensemble des défis liés à l’implémentation d’une solution PLM

Bien que les avantages d’une solution PLM soient indéniables, l’implémentation de cette technologie inclut certains défis qu’il est essentiel de prendre en compte. Ces obstacles potentiels peuvent varier selon la taille de l’entreprise, la complexité des produits et le secteur d’activité :

• L’un des défis les plus courants est la résistance interne au changement. Le PLM modifie souvent les processus de travail établis, ce qui peut susciter des inquiétudes parmi les employés. Surmonter cette résistance nécessite une communication efficace, une formation adéquate, et une démonstration claire des bénéfices du nouveau système.
• Intégrer une solution PLM avec les systèmes informatiques et opérationnels existants, tels que les ERP, les CRM et les autres outils de gestion de données, peut s’avérer relativement complexe. Une implémentation réussie nécessite souvent des adaptations significatives, mais aussi une personnalisation du PLM aux spécificités et aux besoins de l’entreprise, pour que celui-ci fonctionne harmonieusement avec les autres technologies déjà en place.
• D’un point de vue financier, l’implémentation d’un système PLM peut être coûteuse, surtout pour les petites et moyennes entreprises. Les coûts incluent non seulement le logiciel et le matériel, mais aussi la formation des employés et les éventuels développements complémentaires et adaptations.
• Une autre problématique majeure réside dans la gestion de vastes quantités de données provenant de divers départements. Organiser ces données de manière cohérente et sécurisée, tout en garantissant un accès facile et rapide pour tous les utilisateurs autorisés, nécessite une planification minutieuse et une mise en œuvre technique efficace.
• Suite à l’implémentation de la solution PLM, un suivi régulier doit impérativement être mis en place pour s’assurer que le système fonctionne comme prévu et attendu. Cela comprend des mises à jour régulières, des audits de sécurité, et des ajustements pour répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise.

En anticipant soigneusement ces défis, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices liés à l’intégration d’une solution PLM, et minimiser les perturbations pendant la phase de transition.

2. Étapes clés de l'implémentation d'une solution PLM

A. Phase de planification

La phase de planification est l’étape initiale dans le processus d’implémentation d’une solution PLM. Elle consiste en une série de décisions stratégiques et de préparatifs qui impactent directement l’efficacité globale du système :

1. En premier lieu, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie des besoins de l’entreprise. Cela passe notamment par l’identification des processus qui seront gérés via le PLM, des défis spécifiques à l’entreprise et à son secteur d’activité, ainsi que des objectifs à long terme. Cette analyse doit impliquer toutes les parties prenantes pour que l’implémentation de la solution PLM permette de répondre aux attentes de chaque département.
2. L’entreprise doit dans un second temps sélectionner la solution PLM qui est la plus en phase avec ses exigences spécifiques. Ce choix doit non seulement prendre en compte les fonctionnalités que propose le logiciel, mais aussi sa capacité à s’intégrer aux autres systèmes informatiques et de gestion qui sont déjà en place. Une évaluation comparative des différents outils disponibles sur le marché est ainsi fortement recommandée.
3. Vient ensuite la définition du plan de projet détaillé qui est nécessaire pour orchestrer l’implémentation de la solution PLM. Ce plan doit inclure un calendrier précis, les ressources nécessaires à l’intégration du système, les étapes clés du déploiement de ce dernier, et la liste des indicateurs de performance qui seront utilisés pour vérifier qu’il permet de remplir les objectifs fixés.
4. La réussite de l’intégration d’une solution PLM dépend également de la bonne préparation de l’infrastructure des systèmes informatiques et d’information. Des mises à niveau du matériel et des mises à jour des logiciels peuvent être nécessaires pour s’assurer des performances et de la sécurité du nouveau système PLM.
5. Le développement d’un plan de formation pour les utilisateurs finaux est enfin primordial pour faciliter l’adoption du système par l’ensemble des équipes. En parallèle, un plan de communication doit être mis en place pour tenir informées toutes les parties prenantes du projet, ce qui soutient l’engagement de chacune dans l’évolution des process et participe à la minimisation de la résistance au changement.

B. Phase de déploiement

La phase de déploiement est sûrement la plus critique lors de l’implémentation d’une solution PLM, car elle inclut plusieurs étapes clés qui conditionnent directement le bon fonctionnement et l’efficacité du système :

1. Le déploiement commence bien sûr par l’installation du logiciel PLM choisi, en veillant à ce que cette opération soit réalisée conformément aux spécifications techniques qui ont été définies lors de la phase de planification, mais aussi en s’assurant que toutes les exigences en termes de sécurité sont respectées.
2. Une des tâches les plus complexes du déploiement d’une solution PLM est la suivante, à savoir la migration des données vers le nouveau système d’information. Cela comprend le transfert des données de conception, de production et de support client. Cette migration doit impérativement être effectuée de manière à préserver l’intégrité des données, et à minimiser l’impact sur les opérations quotidiennes.
3. Le PLM doit ensuite être intégré aux autres systèmes informatiques de l’entreprise, ce qui peut nécessiter de nombreux ajustements et adaptations, ainsi que le développement de connecteurs spécifiques pour que les différentes plateformes puissent communiquer entre elles et se synchroniser.
4. Au cours de ce déploiement, la formation initialement prévue pour les utilisateurs finaux doit leur être dispensée afin de leur expliquer comment utiliser la solution PLM de manière optimale, ainsi que pour leur présenter les moyens à leur disposition dans l’optique de résoudre les potentiels problèmes de base. Un support technique doit également être mis en place pour répondre aux questions des utilisateurs, et résoudre rapidement leurs problématiques.
5. Avant le lancement général du système PLM, une série de tests doit être menée pour s’assurer que celui-ci fonctionne comme prévu. Des simulations de flux de travail peuvent notamment être réalisées pour détecter d’éventuelles erreurs, et déterminer si des ajustements supplémentaires s’imposent.
6. La phase de déploiement de la solution PLM se conclut par la validation formelle de l’efficacité du système, durant laquelle l’ensemble des parties prenantes est invité à faire ses retours pour vérifier que tout fonctionne comme prévu à tous les niveaux.

C. Phase de post-déploiement

Suite au déploiement, l’entreprise doit mettre en œuvre une série d’actions pour avoir la garantie que la solution PLM fonctionne efficacement sur le long terme, et qu’elle est vectrice des bénéfices attendus, ce qui induit :

1. Le maintien d’un support technique continu pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes qui peuvent survenir, ceci afin d’avoir la certitude que le système reste fonctionnel et efficace, mais aussi que chacun se sente soutenu dans son utilisation quotidienne du PLM.
2. L’évaluation régulière de la solution PLM, en identifiant notamment les points d’amélioration et d’ajustement pour que celle-ci réponde en tous points aux besoins et aux attentes de l’entreprise.
3. Des mises à jour régulières pour que l’outil reste en phase avec les normes de sécurité et les évolutions technologiques, ainsi que des améliorations périodiques pour implémenter de nouvelles fonctionnalités et continuer d’optimiser les processus existants.
4. La formation continue des utilisateurs pour vérifier qu’ils exploitent pleinement et à bon escient les fonctionnalités de la solution PLM, mais aussi pour leur présenter et leur permettre de maîtriser les éventuelles nouvelles fonctionnalités.
5. La bonne gestion des changements opérés, en établissant notamment une communication régulière avec les utilisateurs pour les informer des changements et des évolutions du système PLM, et en tenant compte de leurs retours pour continuer d’adapter l’outil à leurs besoins.
6. L’actualisation de la documentation technique, et la surveillance de la conformité de la solution PLM pour éviter les éventuels problèmes réglementaires qui pourraient être révélés lors des audits.

3. Meilleures pratiques pour une implémentation réussie

A. Engagement et soutien de la direction

Le succès de l’implémentation d’une solution PLM est en partie lié à l’engagement et au soutien de la direction. Cette dernière doit bien entendu approuver le projet, mais aussi jouer un rôle actif tout au long du processus d’intégration du système pour obtenir les résultats attendus.

Les dirigeants sont en effet ceux qui définissent la vision stratégique et les objectifs que le PLM doit soutenir. Leur engagement constitue donc la garantie que le projet est bien aligné avec les ambitions à long terme de l’entreprise, et motive chacun à s’engager pleinement pour que tous les défis liés à l’implémentation de la solution puissent être relevés et surmontés.

Le soutien de la direction s’exprime également dans l’allocation des ressources nécessaires à l’intégration du PLM, qu’il s’agisse de capital financier, humain ou temps. Les dirigeants ont le devoir de s’assurer que tout est mis en œuvre pour que le projet puisse être mené à bien, et dans les meilleures conditions.

Leur engagement proactif contribue aussi à l’aplanissement des silos organisationnels, et joue en faveur d’une collaboration efficace entre les différents départements pour encourager l’adoption du PLM. En leur qualité de leaders, les dirigeants doivent incarner cette conduite du changement pour que l’ensemble de l’organisation s’inscrive dans la bonne dynamique.

B. Communication claire et formation continue

La mise en place d’une communication claire dès le début du projet d’implémentation du PLM est incontournable pour établir les objectifs, expliquer les bénéfices du système et préparer l’ensemble de l’organisation aux changements à venir. Cette communication doit être régulière pour que l’ensemble des équipes et du personnel comprenne comment la solution PLM impactera leur travail, et les bénéfices qu’il est possible d’en tirer.

À cet effet, l’utilisation de divers canaux de communication tels que les réunions, les newsletters internes, les webinars et les plateformes intranet est particulièrement efficace pour réussir à atteindre tous les participants. Une politique de feedback continu, qui encourage les retours d’information des utilisateurs, est elle aussi un atout pour répondre à leurs préoccupations et ajuster les processus.

Pour maximiser l’utilisation et l’efficacité de la solution PLM, une formation continue des équipes s’avère également nécessaire. Elle leur permet de rester à jour quant à l’usage des fonctionnalités les plus récentes, et de renforcer leurs compétences afin qu’ils utilisent le système de la manière la plus productive possible.

Des sessions de formation périodiques doivent ainsi être organisées, et des supports comme des guides d’utilisation, des FAQ et des tutoriels vidéo doivent être mis à disposition des utilisateurs afin qu’ils puissent trouver par eux-mêmes les réponses à leurs éventuelles questions, et résoudre les problèmes courants. Dans un souci de pertinence et d’efficacité, ces programmes de formation et ces ressources doivent aussi être adaptés aux rôles spécifiques des différents utilisateurs.

C. Évaluation et adaptation continue

Pour garantir un niveau d’efficacité constant et s’assurer que la solution PLM suit l’évolution des besoins de l’entreprise, un processus d’évaluation et d’adaptation continue doit être instauré. Celui-ci induit une surveillance régulière des performances du système, une évaluation de son impact sur l’efficacité opérationnelle de l’entreprise, ainsi que des ajustements basés sur les résultats obtenus et les feedbacks des utilisateurs.

Collecter et analyser les données relatives à l’utilisation et aux performances de la solution PLM est tout d’abord primordial, cela offrant la possibilité d’évaluer si le système permet d’atteindre les objectifs fixés, contribue à améliorer les processus de production, et facilite la collaboration entre départements. Pour y parvenir, il est essentiel de définir et de suivre des indicateurs de performance (KPIs) spécifiques, tels que le temps de mise sur le marché de nouveaux produits, la qualité des informations ou encore la satisfaction des utilisateurs.

Recueillir et analyser les feedbacks de ces derniers est aussi indispensable pour comprendre comment ils interagissent avec le PLM, et la nature des défis qu’ils rencontrent. Des enquêtes régulières peuvent ainsi être effectuées pour encourager les utilisateurs à partager leurs expériences et leurs suggestions, ces retours soutenant l’identification des axes d’amélioration ou des besoins en formation supplémentaires.

Cette adaptation continue peut passer par des ajustements techniques pour améliorer la performance globale de l’outil ou son ergonomie, tout comme par des changements stratégiques pour que la solution PLM s’aligne idéalement aux objectifs de l’entreprise. Planification et exécution des mises à jour, ajout de fonctionnalités, amélioration de l’intégration à d’autres systèmes ou encore correction des bugs sont autant d’ajustements qui peuvent être apportés à des fins d’optimisation de l’outil.

À mesure que ces évolutions prennent forme, il est souvent nécessaire de réorganiser des formations pour que tous les utilisateurs comprennent comment tirer le meilleur parti des nouvelles fonctionnalités ou des modifications apportées. L’ensemble de ces actions mises bout à bout forme un cercle vertueux qui permet à l’entreprise et à toutes les parties prenantes de tirer le meilleur profit de la solution PLM.